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Digital Workplace : ce que vous devez savoir lorsque vous comparez des offres.

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8 façons de détecter les hypothèses et les coûts cachés

Analyser et comparer les offres des fournisseurs pour les projets Digital Workplace n'est pas une tâche aisée. Pour la majorité de nos clients, cela ressemble souvent à comparer des pommes avec des poires ; chaque fournisseur ayant sa propre approche et méthodologie.

Il n'y a pas de solution rapide à ce problème, mais il existe des moyens d'augmenter la transparence, ce qui est crucial lorsque vous souhaitez défragmenter, comprendre et comparer des offres. Dans cet article, nous donnons une liste de conseils conçus pour vous aider à détecter et à découvrir les incohérences, les hypothèses ou les coûts cachés.

1. Tout est dans les détails

Il est important que vous insistiez pour affiner et obtenir les coûts de manière aussi détaillée que possible. Assurez-vous que la distinction entre le coût du projet (= coût pour la mise en œuvre), le coût d'exécution (= coût pour la gestion et le support) et le coût du changement (= coût pour les modifications standard et les modifications personnalisées) est claire et bien établie. Si vous voyez un prix fixe, rentrez dans les détails et identifiez toutes les hypothèses qui pourraient en découler.

2: Hypothèses

Les offres contiennent généralement un certain nombre d'hypothèses, intentionnellement ou non. Les exemples incluent l'octroi de licences (un fournisseur peut supposer qu'un client possède déjà certaines licences); la disponibilité des ressources client (un fournisseur peut supposer que le délai proposé est réalisable pour le client et qu'il peut allouer des ressources en conséquence) et du matériel (un fournisseur peut supposer que le matériel de l'utilisateur final actuel est capable d'exécuter toutes les applications). Assurez-vous que toutes les hypothèses sont sur la table.

3: Délais

Des différences importantes dans les délais indiquent généralement des différences de périmètre ou des hypothèses cachées. Vérifiez ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas (test? Gestion de projet? Gestion du changement?). Un délai de 3 mois peut sembler plus attrayant qu'un délai de 6 mois, mais recherchez des hypothèses. Votre fournisseur peut être en mesure de maintenir un délai de 3 mois en termes de ressources, mais la pression sur vos propres employés peut s'avérer trop élevée. Demandez des détails.

4: Périmètre

En cas de différence de prix considérable, vérifiez les points suivants. L'offre contient-elle une formation, une gestion du changement, un programme d'adoption par les utilisateurs, une gestion de projet, etc.? Le prix total comprend-il des compléments ou des outils payants qui automatisent les tâches manuelles, mais qui permettent d'économiser de l'argent à long terme? La documentation de votre solution et configuration spécifiques (personnalisées) est-elle incluse (nous ne faisons pas référence aux manuels, mais bien à une documentation sur mesure de votre solution). Toutes ces fonctionnalités ont un coût, mais elles réduisent toutes le risque d'échec.

5: Tarifs journaliers

Les différences de prix journaliers peuvent indiquer des différences d'ancienneté, de savoir-faire en matière de processus métier, d'expertise sectorielle, etc. Vous voudrez peut-être jeter un œil aux cv. Vérifiez également les délais: des taux quotidiens élevés peuvent s'accompagner de délais plus courts, ce qui signifie que vous devez vérifier la faisabilité de votre côté. Vérifiez si les tarifs journaliers mentionnés s'appliquent également après la mise en service. Souvent, les interventions «sur appel», après la mise en place de la solution ont un tarif beaucoup plus élevé.

6: Licences

La gestion des licences est une thématique complexe qui nécessite des compétences spécialisées. L'offre comprend-elle les licences dont vous avez besoin aujourd'hui ou le fournisseur des licences prend-il en compte vos besoins futurs? Si votre entreprise a une stratégie de croissance ou prévoit de faire une acquisition, il pourrait être plus rentable d'acheter des licences avec ce scénario en tête, plutôt que de vous limiter à ce dont vous avez besoin aujourd'hui et de mettre à niveau plus tard.

7: Evolutivité

Une offre plus chère pourrait indiquer un degré plus élevé d'évolutivité et de pérennité. Cela peut inclure: la possibilité d'offrir un support informatique du début à la fin (de bout en bout) et dans plusieurs disciplines, la possibilité de mettre en œuvre la solution dans différents pays et / ou plusieurs langues, etc. Encore une fois, la vraie question n'est pas ce dont vous avez besoin aujourd'hui, mais ce dont vous aurez besoin dans un avenir proche.

8: Accords de niveaux de service (SLA)

Les accords sur les niveaux de service se présentent sous différentes formes. La question cruciale est: de quoi votre entreprise a-t-elle besoin? Avez-vous vraiment besoin d'un temps de réponse d'une heure au lieu de, disons, 4 heures? Quels sont les besoins essentiels, incontournables et ceux qui seraient simplement agréables ou plus confortables (must-have vs nice-to-have) ? Les fournisseurs flexibles peuvent offrir une large gamme de composants SLA standard, et ainsi créer une solution qui s'aligne parfaitement avec ce que votre entreprise requiert au minimum. De cette façon, vous ne payez pas pour ce qui ne vous apporte pas de valeur ajoutée.

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