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Comment déjouer les pièges classiques d’une implémentation ERP ?

Traduction du texte de Stijn Geeroms  – Blog Cegeka

L’implémentation d’un ERP reste une entreprise de grande envergure et les risques sont inévitables. Tout le monde connaît des projets dont le planning a été largement dépassé, où le budget n’a pas été respecté, où les attentes n’ont pas du tout été rencontrées, ou parfois même ont provoqué des ruptures de business dans l’entreprise. Ces risques font douter bon nombre d’entreprises quant au passage à un nouveau système ERP; et cela peut se comprendre. Pourtant, il est possible d’agir pour éviter, autant que possible, les pièges.

Optez pour des objectifs réalistes

Non, une nouvelle solution ERP n'élimine pas tous les goulots d'étranglement en un clin d'œil. Et deux sociétés auparavant complètement différentes ne se comporteront donc pas comme une seule entité. Cependant, un ERP peut être une base ou un catalyseur pour fonctionner étape par étape plus efficacement, pour mieux travailler ensemble et pour communiquer plus efficacement avec vos clients. Il est préférable de déterminer ces objectifs sur une ligne du temps. Quel objectif est primordial? Et quels objectifs voulez-vous aborder dans un trajet d'amélioration continue, une fois que votre nouvelle plateforme est en ligne?

Définissez un périmètre de projet gérable

Plus haut vous souhaitez sauter, plus grand est le risque. Un périmètre plus large signifie toujours plus de processus concernés et plus de divisions/départements impliqués. Et donc, un délai plus long avec plus de facteurs de risque. Essayez dès lors de garder votre périmètre initial aussi petit que possible. Une fois que vous aurez démarré votre nouvelle plate-forme, vous remarquerez que tout le monde au sein de l'organisation est beaucoup plus à même de penser à d'autres optimisations.

Libérez suffisamment de temps dans l’agenda

Le facteur de succès le plus important d'une implémentation en est également le plus gros risque: la composition de votre équipe ERP et sa disponibilité. Si vous ne libérez pas suffisamment de temps ou si le team n’a pas assez de temps pour fournir des données, tester les résultats ou former les utilisateurs finaux alors, vous créez vous-même des risques supplémentaires. En bref: ne commencez pas un projet ERP tant que l'équipe n'est pas disponible. Dans ce cadre, le rôle du chef de projet interne est prépondérant. Ne négligez pas ce poste, c’est lui qui devra animer le travail dans l’entreprise et qui servira de relais avec la société intégrateur.

Utilisez une méthodologie solide et éprouvée

Une méthodologie doit viser à rendre les processus ERP gérables, prévisibles et transparents. Donc, avant le début du projet, prévoyez suffisamment de temps pour traiter ce point. Les rôles et les responsabilités sont-ils clairs? Comment gérez-vous les changements? Dans quel délai donnerez-vous votre avis sur la conception du nouveau système? Et de quelle façon les progrès seront-ils mesurés et rapportés?

Soyez attentif à la gestion du changement

Un projet ERP est un parcours de changement. Attention à l’aspect « gestion du changement » car il est souvent crucial pour le succès. Ce n'est que si vous communiquez régulièrement durant le projet sur les plans, les améliorations prévues ou encore l'importance pour l'avenir de l'organisation, que votre équipe ERP «restera» avec vous. Pendant mais aussi après l’implémentation du projet, ceci est crucial : après tout, ces collaborateurs de votre équipe ERP formeront leurs collègues et les enthousiasmeront quant à la nouvelle façon de travailler.

Conclusion

Inévitablement, un projet d’implémentation d’un ERP comporte quelques risques ; mais, en qualité de CIO, vous pouvez les contrer de plusieurs façons. Tout commence par une bonne préparation et une recherche soigneuse de votre partenaire ERP.

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